Avance de frais : comment ça marche?

Je ne trouve pas le texte exact concernant l'avance permanente sur frais (patty si tu nous lis... ;) )


chloeecamille a écrit:

A ma connaissance NON pour les 3 questions.

Nos formateurs ont eu une avance permanente sur frais soit à l'embauche, soit un peu plus tard à leur demande.
Ca leur permet de "jongler" avec leur tréso et de ne pas me "presser" à faire les chèque le 30 du mois pile poil.

bon ok je t'ai pas forcément super aidé là :oops:

Enfin, en toute logique, qui dit avance dit qu'elle doit être versée avant d'avoir à faire ses frais ... ou c'est seulement en avance par rapport à la date habituelle de remboursement des frais?

Parce que là, pour être concret, Monsieur va devoir se déplacer plusisuers jours ce mois-ci sur paris ce qui va occasionner des dépenses correspondants à la moitié de notre budget mensuel ( j'appelle budget ce qui nous reste pour vivre une fois toutes les charges fixes déduites).

Bref, c'est énorme et cela m'agace de devoir jongler avec mon épargne pour pas me retrouver dans le rouge ... d'autant que j'y perd des interets à chaque fois ... pas grand chose certes mias quand même.

Et je n'ose imaginer comment font ceux qui n'ont pas d'épargne. :?

Je peux juste te dire comment cela se passe dans ma société:
2 possibilités:

:arrow: tu as un poste sédentaire avec de rares déplacements:
Les frais sont remboursés en faisant une note de frais à la quelle il faut joindre les justificatifs (ticket de train, parking, taxi; ...) c'est donc un remboursement à posteriori (délais max chez nous 1 mois).

:arrow: tu as un poste avec déplacement sfréquents (coursier, commercial) on te fait une avance sur note de frais à l'embauche, puis chaque mois tu fais ta note de frais, on te rembourse et si tu quittes la société ta dernière note de frais n'est remboursée que partiellement en fonction de l'avance de départ...

Attendons Patty...

chloeecamille a écrit:

S'il se déplace en train la boite peut peut être lui acheter les tickets ? Ca se faisait là où je bossais, à voir.
S'il va en voiture là...

S'il va à l'hôtel, j'ose espérer que la chambre est réservée et payée par la boite directement !

Ensuite reste les repas... Là à part les tickets resto s'il en a où fait des factures je vois pas

Tout ça dans la mesure où il n'aurait pas une "avance sur frais"

juste encore un truc, ton homme n'a t il pas la possibilité de s'arranger avec son supérieur?

Par exemple moi, je ne paie pas mes billets d'avion c'est donc mon chef via le compte de la société qui paie. Sinon quand je prends l'avion 2 fois par mois j'en ai pour un demi salaire.

Calisto a écrit:

C'est la meme choses pour moi. Partout ou j'etais c'etait comme ca sauf pour les voyages à l'etranger ou tu avais une avance et l'hotel et ton billet etait deja payé.

;)

Je suis amené à faire occasionnellement des déplacements le dernier à durer 4 mois et ben heureusement qu'on était 3 à partager car pas d'avance chez.
Donc avance des frais d'essence et de repas le midi. A la fin du mois ça chiffrait :evil: .

Pareil que Pickles_Cat et Calisto.

Cependant, je m'arrange en général pour que la secrétaire me réserve l'hôtel et elle s'arrange en général avec l'hôtelier pour lui payer directement la chambre et le petit déjeuner. Mais tous les hotels n'acceptent pas ça... (surtout sur Paris j'ai l'impression qu'ils ont plus de mal à accepter d'envoyer la facture à la boite) Donc en général il me reste mes frais d'essence si je prends ma voiture + mon repas du soir.

Pour le train, pareil c'est le secrétariat qui réserve en général.

Dans mon boulot, je gère les frais des techniciens et commerciaux.

Si c'est l'hotel, je demande une facture lors de la réservation et on envoie un virement immédiat sur le compte ou on utilise des cartes Hellopro (ça dépend des enseignes hotelières).
Si c'est des repas et des déplacement quotidiens (ici tout le monde est itinérant) c'est remboursé le mois suivant sur justificatif.

et quand j'étais commerciale, je me faisais rembourser après, mais on payait tout en CB à débit différé et le remboursement était très rapide.

Voilà l'employeur n'a pas d'obligation, sauf si accord d'entreprise ou de convention...

Pour ma part les mois ou j'ai du faire des avances sur frais j'avais demandé une autre cb a paiement différées car on ne nous avançaient aucun frais .

Je gardais ensuite tout les justificatifs de mes dépenses liées au déplacement et je portais tout a la compta qui me remboursais par virement en même temps que le salaire comme cela il n'y avait acune incidence sur mon budget perso.

Bon, force est de constater qu'ils sont vraiment pas sympas dans la boite de monsieur.

Payer eux-même les billets de train? Vous n'y pensez pas, mon dieu! Déjà qu'ils pinaillent pour un ticket de parking ...
Quand à l'hotel, heureusement qu'il n'y va pas cette fois. logiquement, c'est la boite qui paie avec facture ... mais de plus en plus d'hôtels demandet à être payé dès libération de la chambre et donc c'est à Monsieur d'avancer l'argent.

Quand à sa chef directe, sa réponse fut que elle aussi, elle avait des frais en attente de remboursement. C'est sur, ça va aider. :roll:

Donc en définitive, c'est au bon vouloir de l'entreprise. :? Bon, ben, je vais encore faire des virements.

Ben Patty elle connait surtout les avances de frais dans la fonction publique ! ;) :lol:

Chez nous il y a deux cas : soit le service dispose de ce qu'on appelle "une régie d'avance". Dans ce cas, on donne de l'argent à l'avance à la personne et on fait les comptes avec les justificatifs quand elle revient. Ca ne peut marcher que pour de petites sommes parce que les régies n'ont jamais beaucoup d'avance (pour ce genre de frais ça dépasse rarement 50 à 100 euros, du moins chez nous).

Soit le service n'a pas de régie d'avance. Dans ce cas, le salarié fait l'avance de tous ses frais et se fait rembourser sur la paye du mois suivant sur fourniture des justificatifs. Parfois la ville peut délivrer un bon d'engagement (ça fait office d'engagement de payer) au fonctionnaire pour des frais un peu plus importants (plusieurs nuits d'hôtel par exemple). Le fonctionnaire remet le bon d'engagement au fournisseur et n'a rien à débourser. Mais dans les faits, peu de commerçants acceptent ce moyen de paiement (c'est compliqué et c'est long, vive l'administration ! :lol: ).

Sinon il y a une procédure d'avance de frais lorsque ceux-ci sont trop importants pour être réglés en espèces ou pris en charge par le fonctionnaire, tout est calé dans un décret. Mais chez nous on ne bouge pas beaucoup, donc je n'ai jamais vu appliquer cette procédure.

J'ai fait des recherches pour le privé, mais apparemment, il n'y a rien de fixe, la règle la plus courante, si les frais sont occasionnels, est l'avance des frais par le salarié et le remboursement ultérieur sur justificatif. :?

chloeecamille a écrit:

Dans mes anciennes vies (comprendre, qd je bossais en France), avant le déplacement, il fallait remplir l'ordre de mission (qui comprenait les infos sur l'objet du déplacement, les trajets réservés ou véhicule et les nuits d'hôtel). Cet ordre de mission devait être validé par la hiérarchie et les payeurs, avant l'événement.

L'avance de frais était une option, à demander suffisamment tôt (genre 2 semaines à l'avance), surtout qd il s'agissait de devises (avant le temps de l'EURO), sinon la tréso nous faisait savoir que hélas, c'était pas possible.

Pour la résa de chambre, il fallait un N° de carte bancaire... donc celle perso (eh oui, moi j'ai pas le niveau pour avoir droit à une carte bancaire/de crédit professionnelle). Idem pour le paiement de la chambre.

Pour se sustenter, il y avait un plafond pour le repas et la boisson (par repas). Ca veut dire que le mini-bar n'est pas compris.

ah oui, donc l'ordre de mission dûment complété permet le traitement rapide des notes de frais et leur remboursement, sans chipotage ni mauvaise surprise a posteriori.

Donc pour te répondre, je ne suis pas sûre que l'employeur ne puisse pas refuser l'avance.

Pour ma part, je me déplace fréquemment, et je dois dire que les frais on souvent tourne a la prise de bec. Pas avec mes responsable hiérarchiques direct, mais avec la compta de la boite. En effet chez nous, a la compta le personnel donne l’impression que l’argent sort de leurs poches. Du coup souvent les notes trainent quelques semaines quand ce n’est plus. J’ai déjà eu le tour d’une de mes notes qui avait été mis de cote en attendant que je me signale :evil: . Tous cela parce que je n’avais pas mis l’original de ma facture de téléphone, mais une photocopie. Bref plus de 2000 euros à l’époque. Suite a une conversation muscle avec la personne et son responsable ma note fut rembourse mais avec un retard substantiel. Ma banque me connaissant avait honore toutes les dépenses, mais ne m’avait pas loupe cote agio. Mon banquier très aimable avait préparé « une petite note » récapitulatif des tous les frais du au retard :twisted: . Suite a cela je suis retourne a la compta me faire régler donc les dits agio. La, rebelote pour la comptable, deuxième soufflante par son chef car son excès de zèles coutait finalement chère a l’entreprise. Depuis elle règle dans les plus bref délais mes notes de frais, mais n’hésite pas a m’emm … des qu’elle le peut :roll: .