help!! comment annoncer de mauvaises nouvelles à son boss??

didi25 · oct 2008

Bonjour,

voila bien longtemps que je ne m'étais pas connectée...

et je reviens pour vous parler d'une situation critique...

je dois cet après-midi, discuter de ma titularisation avec ma supérieure, et elle

tient entre ses mains la décision finale.

je résume nos échanges précédent: elle trouve que je suis négative, que je ne supporte pas les remarques (en gros, je n'ai pas le droit d'expliquer pourquoi j'ai agit ainsi et pas comme elle voulait", et je suis nulle pour l'administratif.(normal, je suis secrétaire d'accueil).

seul problème, et de taille, elle veut qu'à cette occasion, je lui parle également d'un nouveau logiciel qui vient d'être installé, et que je lui sorte les statistiques de l'année 2008 avant le mois de janvier.

info: le logiciel est vide, les informaticiens n'ont pas réussis à transférés les données existantes, et même si ils avaient réussi, il manque 80% des infos demandées par ma chef.

je dois donc avant janvier, entrer dans ce logiciel plus de 3000 appels reçus, ainsi que 2600 dossiers, tout en accueillant les usagés et répondant au téléphone, et en gérant le coté administratif de notre service.

même en réussissant l'exploit de terminer ce travail à temps, il manquerait encore 2/3 des infos demandées, car mes bases de données créees auparavant ne tenaient pas compte de ces chiffres, et je n'en ai aucune trace nulle part.

en tant normal, je ne paniquerais pas pour si peu, mais en ce moment, elle n'a plus personne autour d'elle pour l'aider à travailler, elle est à cran, irritable, et extrèmement fatiquée.

j'ai beau comprendre son état de fatigue car je suis dans le même état, je ne veux pas payer les pots cassés.

aidez-moi!!

comment lui annoncer toutes ces mauvaises nouvelles sans qu'elle ne parte dans un tourbillon de négativité qui risque de se concentrer sur la note final décidant de ma titularisation???

je suis moi-même à bout,épuisée, remplacant "comme je peux un cadre parti en juin, et gérant "comme je peux" un service boiteux.

je me connais, si elle me cherche, elle va me trouver, je vais donner ma dem'...et je ne veux pas en arriver là!!

merci à tous ceux et toutes celles qui seront aller au bout du pavé, rien que de l'écrire, ça m'a fait du bien!!

j'attend quelques conseils avant 13h30.

merci à vous!!

TrysKellia · oct 2008

faut etre franche ...
T'as un nouveau logiciel de gestion mais les données ne sont pas migrable dessus ..

peux-tu travailler sur l'ancien logiciel ?

y a t'il un support informatique attenant au nouveau ? (normalement oui ... du coté du fournisseur)

Tu pourrais par exemple lui proposer de prendre contact avec l'editeur du logiciel pour coordonner la correction du problème avec lui (c'est pas nega tif ça ..)

didi25 · oct 2008

la migration des infos, c'est déjà fait, mais ça n'a pas marché.J'attend encore la réponse des installateurs.

la migration de TOUTES les infos, c'est pas possible, car trop cher, et trop long.

pas d'ancien logiciel, j'avais créé une base de donnée sous excel, et celle-ci qui n'est pas transférable...

mais le genre de stats demandées, c'est : nb d'appels émis (aucune trace), tps passé à répondre aux demandes d'info (aucune trace), niveau de difficultés pr solutionné le pb de l'usager (me suis même jamais posé la question!!),age, ville, rue, et sexe des usagés (pas le tps de demandé, j'ai pas que ça à faire!!)etc...

Calisto · oct 2008

didi25 a écrit:

la migration des infos, c'est déjà fait, mais ça n'a pas marché.J'attend encore la réponse des installateurs.

la migration de TOUTES les infos, c'est pas possible, car trop cher, et trop long.

pas d'ancien logiciel, j'avais créé une base de donnée sous excel, et celle-ci qui n'est pas transférable...

mais le genre de stats demandées, c'est : nb d'appels émis (aucune trace), tps passé à répondre aux demandes d'info (aucune trace), niveau de difficultés pr solutionné le pb de l'usager (me suis même jamais posé la question!!),age, ville, rue, et sexe des usagés (pas le tps de demandé, j'ai pas que ça à faire!!)etc...

plutot lui dire si je demande ces infos, la perte de temps se fera au détriment du service ;)!

pour en revenir au sujet: faire une liste détaillée des problèmes (informatique, collègue absent...), en face mettre si possible des solutions ou même des ébauches de solution.

pour les infos qu'il te manque... lui dire qu'il faudra prévoir ça pour l'année prochaine mais qu'à ce jour tu ne disposes pas de ces infos.

Rester calme et factuel! ne pas se sentir agressée (je sais c'est plus facile à dire qu'à faire ;) )et essayer de rester constructive.

_Eric_ · oct 2008

moi si j'etait toi je jouerais la carte de la franchisse tout de suite, en expliquant que pour le bien de votre service et de tout le monde et dans un soucis d'etre le plus pro dans ton travail, il te manque des tas de données pour faire efficacement le travail que ta superieure t'a donné.
En y mettant ce genre de formes, et en expliquant bien a ta chef, que cela te chagrine de ne pas faire un travail de qualité avec si peu de moyens tu lui demande a la fois son aide a trouver une solution que tu ne peux pas gerer efficacement.
Et que tu prefere lui en parler tout de suite, ceci afin de redresser la barre tout de suite et trouver une autre solution.

moi si j'etait chef ( même si j'ai pas en odeur de sainteté mon employé) je me dirais : hum elle a été franche dès le départ, elle a fait preuve d'initiative, c'est pas une plante verte qui s'enterrre et qui attends le dernier moment pour crier au secours pour en prendre le moins possible dans le coin du cornet.

Ca me prouve que faire son taff efficacement est une de ces prioritées, et qu'elle cherche avec moi des solutions. Humm elle me tappe sur le systeme peut etre, mais j'apprecie son initiative et sa franchise rapide..

moi je ferais cela. Apres hein ? ;)

didi25 · oct 2008

j'ai bien une réponse, mais je pense qu'elle ne voudra pas l'entendre, car je suis passé au dessus d'elle pour l'avoir.

ces stats, c'est le Conseil général qui nous les demande (normal). c'est lui aussi qui fait la formation pour ce logiciel, fin novembre...

le CG sais très bien qu'il n'aura pas les stats cette année!!

comme c'est sa 1ère année à ce poste (tout comme moi, d'ailleurs), elle stresse, elle a la pression.

j'ai appelé le CG, pour demander si c'était "grave" qu'on ne rende pas les stats cette année.

réponse: non, parce-que jusqu'à présent, les services comme le notre se dépatouillaient avec des logiciels différents, et rendaient des stats différentes, donc le CG ne pouvait pas les regrouper et faire des stats correctes.

on m'a conseiller de faire avec ce que j'avais, notre service n'ayant même pas encore 1 an d'existence.

cette info cruciale, ma chef ne l'a pas, mais elle m'en voudra sans doute d'être passé directement par le CG sans lui en parler.

j'ai l'impression que quoi que je fasse, ou dise, elle trouvera toujours le coté négatif des mes actions ou paroles.je suis pas assez bien pour garder ce poste, sans doute.

je suis sous pression depuis juin, je ferme ma gueule et fais des tâches de cadre avec un salaire de secrétaire exécutante.j'en ai marre!!!!

on dit bien des choses sur les fonctionnaires, ben je vous jure que moi je taffe pour 3... :cry:

huitre · oct 2008

Salut

Problème pas évident.
Demande à ta chef de se renseigner sur les autres sevrices au CG et est ce qu'ils ont réussi à avoir les données sans lui dire que tu le sais déjà.

Prends un stylo et écris tout ce que tu fais dans ta journée, le temps que ça te prend, le temps que ça te prendrait de faire ce qu'elle te demande pour lui montrer que ce n'est pas possible.

Prépare cette entrevue de manière très formelle avec des tableaux des chiffres, des données, pour lui montrer que ce n'est pas faisable.

Bon courage!

TrysKellia · oct 2008

Citation:

nb d'appels émis (aucune trace), tps passé à répondre aux demandes d'info (aucune trace)

Pour ça y a des petits logiciels de chez france télécom ...
A voir avec eux ...

Citation:

niveau de difficultés pr solutionné le pb de l'usager (me suis même jamais posé la question!!),age, ville, rue, et sexe des usagés (pas le tps de demandé, j'ai pas que ça à faire!!)etc...

Pour ça il te faut un logiciel de saisie et que qualification des appels (type hotline ... HP Service Desk avec une base Sql tranferable sous excel qui te fera tes stats mensuel par requete pré-enregistrées).

Clairement ... ton tel sonne, un masque de saisie apparait sur ton ecran avec timer et champs à renseigner ...
Tout est intuitif et rapide ...

Si t'as pas le matos pour bosser, t'as pas prete de les faire tes stats !!!!

didi25 · oct 2008

je poste vite fait, avant dodo...

les news : nous avons tant parlé du logiciel, et du fait que le PARAMETRAGE aurait lieu seulement fin novembre, que ma titularisation est passée à la trappe...pas eu le temps.

rebelotte la semaine prochaine, donc...

merci pour vos réponses, les filles, ça fait plaisir de voir qu'après 3 ans d'absence sur ce forum, en revenant, on se sens "chez soi", l'entraide et le réconfort toujours au coin du post... ;)

merci encore.

maria123 · oct 2008

Je reviens sur le problème du logiciel, car je n'avais pas vu ce post hier.

Pour moi, les points à établir étaient :

:arrow: au départ que t'avait-on demandé et qui te l'avait demandé ?

- Prendre des stat conformément à la note XXX du CG général
- ou décompter le nombre d'appel et de visiteurs
sont des choses très différentes.

Si c'est ton chef actuel qui te l'avait demandé, elle le sait parfaitement, si c'est une personne actuellement partie du service, qui l'a fait de vive voix, que tu n'as plus les notes indiquant les consignes et que cette personne n'avait jamais supervisé ce travail, c'est très différent, tu peux n'avoir guère que ta parole.

:arrow: avant tu avais un fichier, maintenant, tu vas avcoir ce qu'on appelle plutôt un help-desk.

Et effectivement, la question de transférer dans ce nouveau help desk des données insuffisantes se posent. A priori, la solution de la boîte informatique, ne pas transferer, est certainement la plus intelligente. A noter que si de plus tes données ne sont pas de format constant, ce n'est pas évident
Exemple, tu as les colones début de l'appel, fin de l'appel, durée de l'appel, civilité, nom, prénom, mais cela donne suivant les jours :

Code:

. 15 H 10 . 15 H 25 . 1/4 heure. M . Jean Dupuis . .
. 16 Heures . 16 h 08 . 10 min . Mme . Dupont . jeanne .
. 08:05 . 08:12 . 00:07 . . M durant . Pierre .

D'accord, sur un exemple aussi court c'est une caricature, mais dans ce cas, les réintroduire à la main, si cela est nécessaire, est effectivement la meilleure solution.
Et pour un ordinateur, une seule irrégularité est bloquante. Par contre, s'il faut réintroduire ces données, tu peux toi les régulariser facilement à l'aide de sélection par filtre et remplacement global dans le filtre afin qu'elles soient exportables.

Pour tes stat, tu ne peux donner que ce dont tu disposes, du moins pour la période qui va jusqu'à aujourd'hui. La question qui se pose est
- y a-t-il une utilité de compléter dès aujourd'hui ces données en ajoutant des colonnes dans ton tableau,
- ou vaut-il mieux continuer ainsi jusqu'à la mise en place du nouveau help desk
Dans ce second cas, il suffira de tirer les stat à partir des deux logiciels, pour la période couverte par chacun. Et les recalculer à la main sur l'année, pour celles qui seront communes au deux sources.

Tu as exploré la piste, qu'est-ce que font les autres services. Et tu as la réponse, pour cette année, ce que tu as fait sera suffisant. Il est simple d'expliquer que tu as téléphoné pour savoir s'il y avait une erreur de ta part, quel qu'en soit le motif. Il était normal que tu présentes cet élément à ton chef de service et en indiquer les conséquences. Passer un coup de fil à une autre service n'est donc pas anormal et te permettait au contraire de poser dès le départ, le problème dans sa totalité, chise imortante dans le cadre de cet entretien à mon avis. Ta chef aussi peut être inquiète de savoir les conséquences de ces stat incomplètes, surtout si c'est elle qui t'avait donné au départ les consignes.

didi25 · oct 2008

merci maria123

mes données ont un format constant, mais "ca bloque".

pourtant, en prévision du logiciel, j'avais appelé la boite qui l'installe, en demandant de m'envoyer le genre de format excel transférable.

j'ai suivi leurs consignes.

pour ce qui est des ordres données, ben j'ai suivi les ordres de mon ancienne chef, qui m'avait préparé les titres à mettre dans le tableau existant, donc pas de pb, c'est pas ma faute.

j'ai deja dû les remettre en format "transférable", cela m'a pris plusieurs jours, et il ne s'agit que de nos "partenaires"(asso, entreprises et professionnels), qu n'ont été qu'en partie transférable.

nos usagers (plus de 3000), ben ils sont pas transférés!!
ni les données qui interesse le CG, tel que l'état civil (jusqu'au num de sécu!!) qui elles n'ont pas été inscrites du tout dans mon tableau perso que j'utilise depuis 1an.

ces données sont bien dans les dossiers papiers, mais je me vois mal reprendre 1 par 1 les 3000 dossiers pour inscrire ces données...mais faudra le faire!!

elle m'a trouvé une secrétaire pour un mois, qui va se faire ch... à le faire, avec moi bien sûr, et j'espère qu'on va s'en sortir!!

j'ai tout de même rassuré un peu la chef, en précisant que les stats sont pour le mois de février (ben oui, en décembre, c'est pô la fin de l'année!!), et que le paramétrage départemental ayant lieu fin novembre, on ne pouvait matériellement pas nous demander des stats pour le mois d'apres.

elle est effectivement à bout, et pour la première fois, nous avons pu DISCUTER!! :D

quant à ma titu hypothétique/supposée/espérée, ben j'attend... :?

maria123 · oct 2008

Bon, des points positifs déjà.
1 mois pour 3000 dossiers, j'ai tendance à traduire ça en heure. 20 jours de boulot, 7h30 par jour, 150 dossiers par jour, 20 dossiers par heure. Est-ce que cela semble vraiment insurmontable pour
- sortir le dossier
- en extraire les renseignement
- le ranger.

Parenthèse, je suis étonnée que vous utilisiez le numéro de sécu. Légalement, les administrations doivent utiliser des identités cetifiables par l'INSEE (nom + prénom + date et lieu de naissance) et non un identifiant utilisé par un autre organisme, ici l'INSEE et la sécu. Aux impôts, nous n'avons pas le droit d'utiliser le numéro Sécu, loi informtique et liberté oblige.

Mais je pense que surtout ce qui est positif est que tu ais pu nouer un dialogue avec ton chef de service. On peut penser qu'elle se rend compte que tes problèmes sont liés à ce qu'on t'a demandé au départ. D'un autre côté, elle veut peut être prendre en compte la manière dont tu vas mettre en place la récipération des données pour te juger définitivement.

Sais tu ce qui ne va pas dans la manière dont tu as formaté les données usagers pour qu'elles ne soient pas transférables ? Sais-tu utiliser les tris et les filtres excels pour t'aider à mieux voir ce qui ne marche pas ?

☺